Rechtliche Grundlagen der Hausverwaltung

Die WEG-Verwaltung unterliegt besonders strengen gesetzlichen Vorgaben. Maßgeblich ist § 27 WEG.

Zentrale Pflichten:

• Ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums
• Durchführung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung
• Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans
• Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung
• Bildung und Verwaltung der Instandhaltungsrücklage
• Vertretung der WEG nach außen

Seit der WEG-Reform 2020 gilt der Verwalter als organisatorisches Organ der Gemeinschaft mit erweiterten Befugnissen, aber auch erhöhter Verantwortung.

In der Mietverwaltung agiert der Hausverwalter als Vertreter des Eigentümers (§ 164 BGB).

Wesentliche Pflichten:

• Abschluss und Beendigung von Mietverträgen
• Mietanpassungen nach gesetzlichen Vorgaben
• Erstellung rechtssicherer Betriebskostenabrechnungen
• Durchsetzung von Hausordnung und Mietrecht
• Mängelmanagement und Verkehrssicherungspflichten

Fehler wirken sich direkt auf den Eigentümer aus, können aber auch Haftungsdurchgriff auf den Verwalter nach sich ziehen.

Wer Hausverwaltung gewerblich betreibt, benötigt:

• Erlaubnis nach § 34c GewO
• Nachweis der Zuverlässigkeit
• Geordnete Vermögensverhältnisse
• Eintrag im Gewerberegister

Zusätzlich besteht eine Fortbildungspflicht:

• Mindestens 20 Stunden Weiterbildung innerhalb von 3 Jahren

Verstöße können zu Bußgeldern, Erlaubnisentzug oder Haftung führen.

Der Hausverwalter haftet bei:

• Pflichtverletzungen
• Fahrlässigkeit
• Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben
• Überschreitung von Vertretungsbefugnissen

Empfehlenswert und in der Praxis Standard:

• Berufshaftpflichtversicherung
• Klare vertragliche Haftungsbegrenzungen
• Dokumentation aller Entscheidungen

Ein professioneller Verwaltungsvertrag sollte klar regeln:

• Aufgaben und Befugnisse
• Vergütung
• Haftung und Haftungsbegrenzung
• Kündigungsfristen
• Vollmachten

Unklare oder veraltete Verträge sind eine der häufigsten Ursachen für Rechtsstreitigkeiten.

• Mündliche Absprachen ohne Dokumentation
• Veraltete Vertragsmuster
• Fehlende Beschlussgrundlagen
• Vermischung von Eigen- und Fremdvermögen
• Unzureichende Kenntnis aktueller Rechtsprechung

Professionelle Hausverwaltung bedeutet daher kontinuierliche rechtliche Weiterbildung.

Ja, bei Pflichtverletzungen oder Fahrlässigkeit.

Nur bei reiner Eigenverwaltung ohne Fremdmandate.

Rechtlich nicht zwingend, praktisch jedoch kaum umsetzbar ohne.

Bis zur Verjährung, in der Regel bis zu drei Jahre.

Fehlerhafte Abrechnungen und Fristversäumnisse.

Die Erlaubnis ist erforderlich, wenn man gewerblich tätig ist, um:

1. Verträge über Grundstücke, Wohn- oder Gewerberäume zu vermitteln oder Gelegenheiten zum Abschluss solcher Verträge aufzuzeigen.

2. Darlehensverträge zu vermitteln, mit Ausnahme von Verträgen nach § 34i GewO.

3. Bauvorhaben vorzubereiten oder durchzuführen, sei es als Bauherr für eigene oder fremde Rechnung oder als Baubetreuer im Auftrag Dritter.

4. Wohnimmobilien zu verwalten, sei es gemeinschaftliches Eigentum nach dem WEG oder Mietverhältnisse für Dritte.

Die zuständige Behörde kann die Erlaubnis inhaltlich beschränken oder Auflagen erteilen, um Auftraggeber und die Allgemeinheit zu schützen.

Baden‑Württemberg

• Zuständig: Industrie‑ und Handelskammern (IHK). Seit dem 1. März 2019 sind die IHKs die Erlaubnisbehörden für Makler, Wohnimmobilienverwalter und weitere § 34c‑Tätigkeiten – nicht mehr die Landratsämter oder Kommunen. Industrie- und Handelskammer

Bayern

• Zuständig: IHK für München und Oberbayern als zentrale Erlaubnisstelle für alle bayerischen IHK‑Bezirke (mit Ausnahme der IHK Aschaffenburg bis Ende 2025). Die IHK ist Erlaubnis‑ und Aufsichtsbehörde für Immobilienmakler, Wohnimmobilienverwalter und weitere Tätigkeiten.

Berlin

• Zuständig: Bezirksämter. In Berlin beantragst du die Erlaubnis direkt bei der zuständigen Ordnungs‑ bzw. Gewerbebehörde des jeweiligen Bezirks. Industrie- und Handelskammer

Brandenburg

• Zuständig: Gewerbeämter der Landkreise bzw. kreisfreien Städte. Die lokalen Gewerbeämter sind für Erlaubnisanträge nach § 34c zuständig.

Bremen

• Zuständig: Ortspolizeibehörde des Senators für Wirtschaft, Arbeit und Häfen bzw. Magistrat in Bremerhaven. In beiden Städten agieren diese Behörden als Erlaubnisstellen.

Hamburg

• Zuständig: Bezirksämter (Ordnungs‑/Gewerbeaufsicht). Die Erlaubnis wird auf Bezirksebene über das zuständige Referat erteilt.

Hessen

• Zuständig: Landkreise und kreisfreie Städte – Ordnungs‑/Gewerbeämter. Die Erlaubnisverfahren laufen über diese kommunalen Behörden.

Mecklenburg‑Vorpommern

• Zuständig: Gewerbeämter in Kreisen und kreisfreien Städten. Diese Behörden sind für § 34c‑Erlaubnisse verantwortlich.

Niedersachsen

• Zuständig: IHK oder kommunale Gewerbebehörden (Landkreis, kreisfreie Stadt oder selbstständige Gemeinde). Je nach örtlicher Regelung können entweder IHK oder lokale Gewerbestellen die Erlaubnis erteilen.

Nordrhein‑Westfalen

• Zuständig: Kreisordnungsbehörden (Ordnungsämter in Kreisen und kreisfreien Städten). Diese Stellen sind für Erlaubnisanträge zuständig.

Rheinland‑Pfalz

• Zuständig: In der Regel kommunale Ordnungs‑/Gewerbeämter (kreisfreie Städte, Landkreise). Die Behörden bearbeiten Erlaubnisanträge vor Ort.

Saarland

• Zuständig: IHK‑Bezirk (meist IHK des Saarlandes). Analog zu anderen föderalen Regelungen ist die IHK zentrale Erlaubnisbehörde.

Sachsen

• Zuständig: Landratsämter und kreisfreie Städte (Ordnungs‑/Gewerbeämter). Je nach Landkreis bzw. kreisfreier Stadt in Sachsen sind diese Behörden für die Erlaubnis zuständig, z. B. Dresden, Bautzen, Görlitz etc.

• Im Kammerbezirk Dresden sind dies:

  • Landratsamt Meißen, Brauhausstr. 21,01662 Meißen
  • Landratsamt Sächsische Schweiz/Osterzgebirge, Schloßhof 2/4 (Haus SF), 01796 Pirna
  • Landratsamt Bautzen, Macherstr. 55, 01917 Kamenz
  • Landratsamt Görlitz, Außenstelle Zittau, Hochwaldstr. 29, 02763 Zittau
  • Landeshauptstadt Dresden, Augsburger Straße 3, 01309 Dresden

  Wichtig: Der Antrag auf Erlaubnis kann nur bei diesen Behörden gestellt werden.

Sachsen‑Anhalt

• Zuständig: Kreisverwaltungen und kreisfreie Städte – Gewerbeämter. Diese Behörden bearbeiten die § 34c‑Anträge in Sachsen‑Anhalt. DIHK Schleswig‑Holstein Zuständig: Gewerbeämter der Kreise und kreisfreien Städte. Erlaubnisanträge werden über diese kommunalen Stellen gestellt.

Thüringen

• Zuständig: Gewerbeämter in Landkreisen und kreisfreien Städten. Die lokalen Ordnungsämter fungieren als zuständige Behörden.

 

Wichtige Hinweise zur Zuständigkeit

Die zuständige Behörde richtet sich grundsätzlich nach dem geplanten Betriebssitz des Gewerbes – nicht zwingend nach dem Wohnsitz der Person. In vielen Bundesländern können die Verfahren online über Landesportale unterstützt werden, ebenso unterscheiden sich Gebühren und Bearbeitungszeiten regional. Eine einmal erteilte Erlaubnis ist bundesweit gültig, nicht nur im Erlaubnis‑Bundesland.

Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter müssen sich innerhalb von drei Jahren mindestens 20 Stunden fortbilden. Diese Pflicht gilt auch für unmittelbar mitwirkende Beschäftigte.

Die Erlaubnis wird versagt, wenn:

1. Zuverlässigkeit fehlt: z. B. bei Vorstrafen wegen Betrug, Diebstahl, Untreue, Insolvenzstraftaten oder Geldwäsche in den letzten fünf Jahren.
2. Geordnete Vermögensverhältnisse fehlen: z. B. laufendes Insolvenzverfahren oder Eintrag im Vollstreckungs- bzw. Insolvenzregister.
3. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung fehlt (nur für Wohnimmobilienverwalter).

Prüfungen im Detail

• Zuverlässigkeit: Führungszeugnis (Bundeszentralregister) und Auszug aus dem Gewerbezentralregister
• Vermögensverhältnisse: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts, Auszug aus dem Insolvenzverzeichnis bzw. zentralen Vollstreckungsgerichtsregister
• Versicherung: Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung für Wohnimmobilienverwalter

Alle Unterlagen dürfen bei Antragstellung nicht älter als drei Monate sein.